L’utilisation de Idépôt et de la GED
A l’heure où le métier d’expert-comptable s’aligne sur une idée de dématérialisation, il est important de savoir comment utiliser les logiciels à des fins d’amélioration de la profession. Ainsi, au cabinet CEOS DEVELOPPEMENT, l’ensemble des factures anciennement utilisées sous format papier voit leur avenir sous forme de documents dématérialisés directement accessible en ligne.
Pourquoi scanner les factures ?
Le scanner est un matériel utilisé par le cabinet comptable. Il permet, lorsque le client n’envoie pas ses factures lui-même de manière dématérialisée, de les stocker dans le serveur du cabinet. C’est également très utile pour éviter de perdre des pièces comptables.
La GED, qu’est-ce que c’est ?
La GED autrement dit, la Gestion Électronique des Documents est utilisée pour conserver l’ensemble des documents de nature comptable, juridique, sociale ou fiscale de chaque client. C’est un outil d’aide au cabinet. En cas de contrôle, le collaborateur comptable peut retrouver tous les documents nécessaires de manière simple et rapide dès lors qu’ils ont été classés sous une référence unique. D’autre part, son utilisation va de pair avec le développement d’automatisation, rendant alors les documents, leur gestion et leur utilisation plus fiable. Enfin, la GED permet de gérer plus facilement les droits d’accès des utilisateurs aux documents en vue du respect de la confidentialité envers les clients.
Quelles conséquences sur la comptabilité ?
La dématérialisation utilisée par le cabinet permet donc de simplifier le dépôt des documents pour les clients, mais il présente également certains avantages pour les comptables. En effet, il existe une rubrique du logiciel utilisé prénommée « Idépot ». Elle permet, comme son nom l’indique, de déposer les documents comptables à saisir. Cette démarche facilite le traitement des documents dès lors qu’un tri est effectué entre les documents d’ores et déjà saisis et les documents en attente.
Vous hésitez encore à franchir le pas vers la dématérialisation ?
Pour vous, clients, la dématérialisation et l’utilisation majoritaire des ordinateurs et logiciels d’automatisation peut être rebutant. Cependant, son objectif est de vous rendre la gestion de vos factures et documents importants plus simple. SIMPLE, tel est le maître mot de ce que nous voulons que vous pensiez de la comptabilité. Idépot permet notamment de vous éviter un grand nombre de déplacements au cabinet. Quoi de mieux que de pouvoir envoyer ses factures au comptable depuis son canapé ?
D’autre part, si des questions sur ce domaine restent sans réponse, il est tout à fait possible de nous appeler ou de nous interroger sur le site internet. Les collaborateurs seront ravis de pouvoir vous éclairer sur vos questionnements.